Monday, April 11, 2011

CARA MENGIRINGI TETAMU DENGAN BETUL (KURSUS PROTOKOL DAN TATATERTIB MAJLIS)

  1. Patuhi susunan tempat duduk
    Penyambut tetamu mestilah arif dengan susunan tempat duduk dalam majlis tersebut. Dengan ini mudahlah bagi mereka membawa tetamu ke kawasan tempat duduk yang betul. Ada situasi di mana penyambut tetamu membawa tetamu ke tempat yang salah hingga mengakibatkan ada tetamu lain yang tidak dapat tempat duduk kerana sudah penuh.
  2. Kawasan tempat duduk
    Dengan mengetahui label-label dalam ruangan dewan ataupun tempat di mana acara diadakan, maka penyambut tetamu dapat mengiringi tetamu ke lokasi berkenaan dengan mudah. Tetamu tidak perlu dibawa 'mengelilingi' seluruh dewan semata-mata untuk sampai ke ruangan tempat duduk yang berkenaan. Banyak ketika berlaku, penyambut tetamu yang ‘tidak terlatih’ telah menjatuhkan imej dan prestij sesebuah majlis penting.
  3. Tempat-tempat penting
    Ada kemungkinan tetamu yang sampai itu adalah tetamu utama dalam majlis. Oleh itu semua penyambut tetamu perlu tahu kedudukan kerusi yang dikhaskan untuk mereka. Elakkan dari berlaku adegan ‘terpinga-pinga serta kelam-kabut’ terutamanya di hadapan jemputan tetamu kehormat.
  4. Senarai tetamu yang dijemput
    Penyambut tetamu perlu memegang salinan senarai tetamu yang hadir dalam majlis. Ini memudahkan mereka menyemak senarai untuk mengetahui adakah semua yang dijemput sudah sampai atau sebaliknya. Penyambut tetamu tidak perlu ‘tertungu-tungu’ jika telah maklum bahawa semua tetamu di jemput telah hadir.
  5. Pakaian Penyambut Tetamu
    Adalah penting bagi penganjur (tuan rumah) memastikan supaya semua penyambut tetamu memakai sejenis pakaian yang sama bagi memudahkan mereka dikenali. Dalam majlis, semua tetamu perlu dihormati dan perlu berada dalam keadaan selesa tanpa diganggu. Pastikan supaya tetamu ini tidak ‘dijadikan’ penyambut tetamu yang terpaksa menunjukkan tempat duduk tetamu yang lain. Ini akan ‘menjatuhkan’ mereka pada status yang rendah.
  6. Ketibaan penyambut tetamu
    Penyambut tetamu perlu sampai lebih awal daripada tetamu di majlis tersebut. Lebih selamat, mereka perlu berada sekurang-kurangnya setengah jam sebelum jangkaan ketibaan tetamu bermula. Walau bagaimanapun, kehadiran lebih awal iaitu sejam sebelum bermula majlis adalah digalakkan.
  7. Cara menyambut
    Penyambut tetamu professional yang memang bertugas sebagai penyambut tetamu di hotel biasanya telah mahir dengan cara menyambut tetamu dengan betul. Latihan sebegini penting kerana ia adalah imej majlis yang bakal diadakan. Antara perkara yang perlu diambil-berat dengan terperinci tentang cara menyambut tetamu adalah:
    (a) Bersedia menunggu kehadiran tetamu. Ini termasuk persediaan untuk berlaku masalah diluar jangkaan. Contohnya, jika tetamu yang dijemput secara tiba-tiba mewakilkan penggantinya, apakah yang harus dilakukan dalam keadaan ini?
    (b) Senyum.
    (c) ‘Tegur dahulu’ kepada tetamu. Penyambut tetamu harus berani bertegur-sapa walau tetamu yang diiringinya itu adalah berpangkat dan tinggi tarafnya. Secara umum, teguran yang diberi oleh penyambut tetamu akan memberi maklumat kepada tetamu bahawa kehadiran mereka adalah dinanti dan disambut dengan cara yang sewajarnya. Ini juga menambahkan rasa yakin dengan majlis dan penganjuran acara yang dijalankan.
    (d) Lihat kad jemputan yang dibawa sebagai kepastian.
    (e) Panggil tetamu dengan hormat (panggilan hormat)
    (f) Bertanya khabar
    (g) Sampaikan buku program
    (h) Iringi tetamu ke tempat duduk
    (i) Persilakan tetamu duduk (tugas penyambut tetamu di anggap ‘belum selesai’ selagi tetamu yang di sambut tidak duduk di kerusi yang disediakan.
  8. Mengenali tetamu awam
    Ada peristiwa di mana penyambut tetamu tidak mengenali teamu yang dijemput. Perkara ini amat memalukan pihak penganjur (tuan rumah). Sebaiknya, perlu diambil inisiatif supaya semua penyambut tetamu kenal mirip wajah tetamu (atau pengacaman kod pakaian) yang datang ke majlis yang dianjurkan itu.
  9. Mengenali tetamu utama (dif kehormat)
    Setiap penyambut tetamu mestilah mengenali barisan tetamu utama serta tahu cara bagaimana memanggil gelaran mereka. Ini sangat penting dan protokol yang sangat utama dipatuhi oleh semua penyambut tetamu.
  10. Pertanyaan dan teguran
    Ada kalanya tetamu perlu disapa dengan penuh hormat. Cara teguran hendaklah lembut dan jelas supaya tetamu yang mendengarnya selesa dan rasa dihormati.
  11. Kesulitan
    Dalam situasi yang sulit (atau bermasalah), penyambut tetamu hendaklah bijak menyelesaikan masalah tersebut. Misalnya jika tetamu basah kuyup akibat hujan lebat, maka sebelum menjemput tetamu masuk ke majlis mereka, hendaklah ‘mempelawa’ mereka supaya pergi ke bilik air. Sama ada untuk membersihkan ataupun menukarkan pakaian terlebih dahulu.
  12. Senyum selalu
    Bahasa SENYUMAN adalah ‘menyenangkan’ untuk semua tetamu. Mereka akan merasa seolah ‘disambut’ dan yakin bahawa kedatangan mereka adalah amat ‘bermakna’ untuk menyerikan majlis tersebut. Apa yang penting, penyambut tetamu perlu ‘senyum dengan betul’ agar tidak mendatangkan maksud selain dari yang diharapkan (gunakan jenis Senyuman Professional).
  13. Cara memujuk
    Ada tetamu yang ingin duduk di sebelah rakan-rakan mereka yang kebetulan datang dengan kenderaan yang sama. Penyambut tetamu hendaklah bijak menggunakan budi bicara sendiri dalam memujuk tetamu ini agar kekal mengikut kedudukan tempat yang telah disediakan.
  14. MENGIRINGI TETAMU DALAM BERBAGAI SITUASI
    (a) Tetamu datang dengan bas
    Apabila tetamu datang dengan bas, maka seorang penyambut tetamu hendaklah pergi kepada bas itu yang telah berhenti, dan menjemput mereka turun. Kemudiannya beliau hendaklah menunjukkan arah di mana kedudukan pentu masuk berada bagi memudahkan semua tetamu lain mengikuti tetamu yang paling di hadapan. Penyambut tetamu yang lain tidak perlu pergi ke pintu bas, sebaliknya hanya menunggu di pintu dewan.
    (b) Iringan di jalan raya
    Penyambut tetamu tidak perlu melintas jalan raya bagi menjemput mereka. sebaliknya tunggu di sebelah jalan sambil menungggu tetamu-tetamu itu melintas.
    (c) Menaiki lif ataupun escalator
    Apabila kedudukan dewan adalah pada tingkat atas yang dihubungkan oleh escalator atau lif, maka penyambut tetamu hanya perlu menunggu di depan tangga escalator itu, atau di depan pintu lif di tingkat di mana majlis diadakan. Semua tetamu naik berpandukan papan tanda yang sudah diletakkan di tepi escalator (atau pintu lif berkenaan).

WASSALAM
SD IMAGE, KUALA LUMPUR

No comments:

Post a Comment